Scan màu giấy tờ là một trong những dịch vụ hết sức quan trọng không chỉ trong các tổ chức doanh nghiệp mà còn đối với cá nhân. Dịch vụ này đã thay đổi hành vi lưu trữ, bảo quản tài liệu quan trọng từ hình thức giấy tờ sang file mềm lưu trữ trên các thiết bị thông minh. Tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn những ưu điểm của scan màu và đơn vị scan giấy tờ ở đâu giá rẻ trên địa bàn Hà Nội.
Mục Lục
Scan màu là gì?
Scan là công việc sao chép, chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành các file dữ liệu giúp thuận tiện lưu trữ trên các thiết bị máy tính, điện thoại, usb chỉ nhờ một chiếc máy scan, hay ứng dụng scan trên điện thoại.
Scan màu giấy tờ là sự cải tiến sau này của scan thông thường. Thay vì tài liệu sau khi scan chỉ có 2 màu trắng đen, scan màu cho thành quả nghiệm thu có màu sắc giống hệt bản gốc sinh động và sắc nét hơn.
Máy Scan hoạt động tương tự như máy Photocopy, thu thông tin dưới dạng hình ảnh của từng trang giấy sau đó cho kết quả có thể chuyển thành các file dạng văn bản Word, Excel, ảnh JPG hay PNG để xử lí thêm.
Công dụng của Scan
Thu thập và lưu trữ tài liệu nhanh chóng
Thông tin, tài liệu ở dạng giấy tờ rất khó trong việc cất giữ, bảo quản trong thời gian dài. Vì vậy việc tạo những bản sao lưu dưới dạng file tài liệu trong các thiết bị thông minh là hết sức cần thiết. Quá trình scan màu giấy tờ chỉ mất vài giây ngắn ngủi nhưng mang lại hiệu quả trong công việc sau này rất đáng nể.
Ngày nay, Scan đã trở thành công cụ đắc lực, hỗ trợ cá nhân cũng như tổ chức, doanh nghiệp hạn chế nguy cơ đánh mất, thất lạc tài liệu đặc biệt là tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, không gian cất giữ.
Bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối
Khi thông tin được lưu trữ dưới dạng file dữ liệu sau khi scan, người dùng có thể cài đặt tính năng bảo mật bằng mật mã hay chữ ký số. Điều này giúp bảo vệ tài liệu quan trọng, thông tin người dùng an toàn tuyệt đối .
Giúp tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện
Thông tin hay tài liệu sau khi chuyển từ bản cứng sang các file tài liệu lưu trữ bản mềm thông qua trí tuệ nhân tạo giúp sắp xếp, chia nhóm một cách hợp lý, thuận tiện và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
Với sự phát triển của khoa học và kỹ thuật, các dòng máy scan màu giấy tờ ngày càng hiện đại, tân tiến, tích hợp tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây giúp người dùng cá nhân hay doanh nghiệp dễ dàng truy cập, tìm kiếm tài liệu mọi lúc mọi nơi thay vì lên công ty, vào kho tài liệu tìm kiếm.
Các bước scan tài liệu màu bằng máy scan
Đặt tài liệu vào máy Scan
Máy scan màu giấy tờ sau khi đã kết nối với thiết bị di động smartphone hay máy tính thì mở nắp phía trên lên. Thao tác úp mặt tài liệu cần in lên áp sát vào mặt kính, tiến hành quét từ trên xuống dưới.
Lưu ý: Người dùng đặt chiều và vị trí của hình ảnh hay tài liệu cần scan nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy (Thường là hình mũi tên hoặc số 0).
Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan
Cài đặt các thông số màu sắc, kích thước,…trên phần mềm scan theo mong muốn và nhu cầu của người dùng.
Bắt đầu scan màu giấy tờ bằng cách nhấn nút trên phần mềm hay trên máy scan.
Máy thông báo quá trình scan kết thúc. Người dùng xem xét điều chỉnh thêm nếu cần thiết, ví dụ như hướng hình ảnh,…
Có nhiều định dạng để người dùng lựa chọn tùy theo dạng thông tin hay mong muốn của khách hàng
Chỉnh sửa tài liệu
Kết thúc quá trình scan, người dùng có thể dùng thêm các chương trình như Adobe Acrobat để đổi định dạng hay tách file, gộp file. Lúc này có thể sử dụng Acrobat để tìm các văn bản cần scan cực kỳ hữu ích.
Nếu xuất hiện tình trạng các văn bản gốc mờ chữ và sau khi scan cho ra file bị nhòe chữ, không rõ nội dung hay màu nền tối có thể khắc phục bằng cách mở Photoshop và chỉnh lại ánh sáng và độ sắc nét của các chi tiết để tài liệu rõ ràng hơn
Nên scan giấy tờ ở đâu tại Hà Nội
Dịch vụ scan màu giấy tờ rất phát triển bởi công dụng thiết thực của nó trong cuộc sống. Rất nhiều xưởng in nhận scan tài liệu theo yêu cầu của khách hàng. Trong đó có In Tâm Phúc. In Tâm Phúc không chỉ uy tín trong ngành in ấn mà cả dịch vụ scan cũng rất được khách hàng tin tưởng và tín nhiệm.
Ưu điểm của vụ dịch vụ scan tài liệu – In Tâm Phúc
Nhắc đến dịch vụ Scan tài liệu giá rẻ Hà Nội không thể bỏ qua cái tên In Tâm Phúc. Tự tin là lão làng trong ngành dịch vụ in ấn với nhiều năm kinh nghiệm thì In Tâm Phúc còn đi đầu trong dịch vụ Scan màu giấy tờ, luôn rất được các khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp đánh giá cao bởi chất lượng cao cấp uy tín, máy móc hiện đại, nhân viên nhiệt tình phục vụ tận tình tận tâm.
File tài liệu nghiệm thu được cam kết rõ nét, bảo mật thông tin tuyệt đối. Ngoài ra giá scan màu giấy tờ và giá scan 1 tờ A4 tại đây cực kỳ nhiều ưu đãi bất ngờ đặc biệt là với những đơn hàng có số lượng lớn.
